Key User: Der Schlüssel erfolgreicher Softwareeinführung

So finden Sie den optimalen Key User für Ihr Projekt

Die Einführung einer neuen Software in Unternehmen ist kein Selbstläufer. Neben der technischen Seite müssen auch die Mitarbeiter auf dem Weg zum Go-Live stets mitgenommen werden. An dieser Stelle kommt der Key User ins Spiel. Wir zeigen Ihnen, wie er Sie bei dieser Herausforderung unterstützen kann.

• Softwareimplementierung ist eine große Herausforderung für alle Unternehmen
• Der Key User unterstützt als Schnittstelle und Influencer zugleich
• Mit dem Dreiklang Key User, Rahmenbedingungen und Softwareanbieter zum Erfolg

Wenn Sie neue Prozesse oder eine neue Software in Ihrem Unternehmen einführen wollen, funktioniert das nicht mit einer Ansage “von oben”. Zumindest nicht nachhaltig. Denn häufig werden solchen Entscheidungen ohne die Mitarbeiter getroffen, die dann das entsprechende Tool tagtäglich einsetzen sollen – oder im wahrsten Sinne des Wortes „ausbaden“ müssen. Ein Problem, das im Zuge der Digitalisierung von Unternehmen  nicht selten auftritt.

Um eine Software erfolgreich und zielführend zu implementieren, ist der Einsatz eines Key Users von großem Wert. Er ist kompetenter Ansprechpartner, Influencer und Rückkanal in die Führungsebene zugleich. Was er tut, was er können muss und wie Sie den optimalen Key User für Ihre Herausforderung finden, zeigen wir Ihnen jetzt.

Das leistet ein Key User

Bei der Einführung einer neuen Software übernimmt ein Key User eine zentrale Rolle. Er unterstützt Sie bei der Implementierung sowohl auf der fachlichen als auf der persönlichen Ebene. Das heißt, er ist als Vertreter seiner Abteilung oder seines Fachbereichs auch dafür zuständig, die Mitarbeiter auf dem Weg der Softwareimplementierung mitzunehmen. Im Prinzip ist er eine Art interner Corporate Influencer. Denn ein Teil seiner Aufgaben ist auch, innerhalb der Abteilung für die neue Lösung zu werben.

Zudem begleitet er den Implementierungsprozess von der Konzeptphase bis hin zur laufenden Anwendung im Unternehmen. Die Arbeit des Key Users beginnt daher vor der eigentlichen Einführung schon während der Entwicklung der Rollout-Strategie. Bereits in der Phase der Analyse ist er Teil des Prozesses, um die relevanten Anforderungen an das neue System mit auszuformulieren. Im Anschluss daran unterstützt er Sie in der Umsetzung des Projektplans, führt Tests durch, übernimmt die Schulung der Mitarbeiter seines Teams und unterstützt alle Beteiligten während des Go-Lives.

Der Key User fungiert somit in beide Richtungen: In die Abteilung hinein und als Rückkanal auch aus dem Team wieder heraus. Er bildet die kommunikative Schnittstelle zwischen der Unternehmensführung und dem Bereich, in dem ein neues Tool eingeführt werden soll. So gelangen Feedback und Optimierungen schnell an die richtige Position. Um diese Funktion erfolgbringend zu erfüllen, braucht es Mitarbeiter mit bestimmten fachlichen als auch persönlichen Eigenschaften.

Das macht einen Mitarbeiter zum optimalen Key User

Grundlegend sollte ein Key User über eine entsprechende Fachkompetenz verfügen. Eine gewisse IT-Affinität ist unabdingbar, wenn es um die Einführung von Software oder digitaler Lösungen geht. Zudem ist die soziale Akzeptanz des Key Users in seiner Gruppe von großer Bedeutung. Sie legt den Grundstein für Vertrauen in seine Kompetenz. Um Botschafter im ganzen Prozess für die Abteilung zu sein, spielt zudem eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit eine entscheidende Rolle.

Blickt man genauer auf die Anforderungen an einen Key User, zeichnen sich 2 Bereiche ab: fachliche und persönliche Anforderungen.

Auf der fachlichen Seite muss der Key User bereits als Wissensträger in der Planungsabteilung bekannt sein. Er verfügt über Kenntnisse zum gesamten Planungsprozess vom Konzept bis zur Realisierung. Man könnte ihn somit als einen Generalist mit einem hohen Abstraktionsvermögen umreißen.

Genauso wichtig sind die persönlichen Anforderungen. Denn ein Key User muss immer den Überblick behalten. Über sein Team und den Fortschritt der Implementierung der neuen Software. Er muss offen für Neues sein, um die Motivation auch glaubhaft auf sein Team übertragen zu können. Eine analytische und abstrakte Denkweise sind von Vorteil. Außerdem muss ein Key User sowohl innerhalb seiner Abteilung als auch gegenüber seinen Vorgesetzten hohe Akzeptanz genießen. Hinzu kommen typische Fähigkeiten eines Projektmanagers: Engagement und Belastbarkeit, eine ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturiertes Vorgehen. Sprachliche als auch didaktische Fähigkeiten runden die persönlichen Anforderungen an einen Key User ab.

So finden Sie den Key User für Ihr Projekt

Bei der Suche nach einem Key User sind die aufgeführten Anforderungen entscheidend. Die Position im Unternehmen ist dabei weniger von Bedeutung. Denn der richtige Key User kann zwar eine leitende Position ausüben, muss es aber nicht. Am besten lässt sich die richtige Auswahl anhand des folgenden Beispiels verdeutlichen:

Die Key-User-Auswahl für die Werksplanung von Produktionsstandorten

Ein Mitarbeiter der allein für die Umsetzung der CAD-Zeichnungen in der Realisierungsphase verantwortlich ist, wird sich nicht mit der Variantenplanung eines Blocklayouts in der frühen Konzeptphase auseinandersetzen. Da aber in der Fabrikplanung alle Phasen der Planung eng verzahnt arbeiten müssen, sollte ein Kandidat ein grundsätzliches Verständnis aller Bereiche und auch der entscheidenden Schnittstellen mitbringen. Key User sind somit eher Generalisten und interessieren sich für die Gesamtzusammenhänge. Für sie ist es besonders wichtig im wahrsten Sinne des Wortes „einen Schritt zurückzutreten“ um sich nicht im Detail zu verlieren.

Sie sehen: Key User müssen Personen sein, die sich für Gesamtzusammenhänge interessieren und über den Tellerrand hinausblicken. Nach solchen Personen müssen Sie suchen, wenn Sie den optimalen Key User für Ihr Projekt finden wollen. Wählen Sie also entsprechend der fachlichen und persönlichen Anforderungen und nicht aufgrund der Hierarchie Ihres Unternehmens.

Mit den richtigen Rahmenbedingungen Ihren Key User unterstützen

Sobald Sie Ihren Key User gefunden haben, kann er mit seiner Aufgabe beginnen – insofern Sie ihn mit den notwendigen Rahmenbedingungen unterstützen. Zunächst muss ihm seitens des Unternehmens genügend Zeit für die Herausforderung als Key User zur Verfügung gestellt werden. Denn wenn er sich seine Zeit erkämpfen muss und eher kaum zu seiner angedachten Tätigkeit kommt, bleibt der Erfolg aus. Außerdem muss er sich voll und ganz auf den Software-Rollout konzentrieren können. Geben Sie ihm zudem die Möglichkeit, zusätzliche Kompetenzen aufzubauen und sich intensiv mit möglichen Lösungen auseinanderzusetzen.

Auf der Seite der einzuführenden Software sollte diese durch eine intuitive Bedienung überzeugen. Kurzfristige Grundlagenschulungen von weiteren Mitarbeitern sollten ebenso möglich sein wie gezielte Online-Trainings mit Methodenkompetenz durch den Softwareanbieter. Um die erworbenen Kompetenzen an sein Team weitergeben zu können, benötigt es zudem die Möglichkeit kleinere Inhouse-Schulungen selbst durchzuführen.

Der Key User als Schlüssel

Mit der Unterstützung eines Key Users kann die Implementierung einer neuen Software in Ihrem Unternehmen optimal ablaufen. Dabei kommt es auf den Dreiklang aus Key User, Rahmenbedingungen und Softwareanbieter an. Wenn hier alles passt, haben Sie bereits den Grundstein für eine erfolgreiche Softwareeinführung gelegt.

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