Na Uczelni Monachijskiej (Hochschule München) w semestrze zimowym 2019/20 kilka grup studentów studiów magisterskich Wydziału 09 Inżynierii Gospodarczej stanęło przed zadaniem zaplanowania nowych linii montażowych i obszarów fabryki oraz rozważenia różnych wariantów działania. Częścią zadania postawionego przez prowadzącego, prof. dr. Spitznagela, był wybór odpowiedniego oprogramowania do planowania. Trzeba więc było rozwiązać kilka zadań oceny naraz. Zastosowanie analizy kosztów i wartości użytkowej nasuwało się samo.
Studenci pozwolili nam zajrzeć w swoją pracę i osiągnięte wyniki oraz podzielili się doświadczeniami. Serdecznie za to dziękujemy.
„Wydział Inżynierii Gospodarczej Uczelni Monachijskiej należy do największych i najbardziej renomowanych kuźni talentów dla inżynierów gospodarczych. Bliskie kontakty z praktyką biznesową korzystnie wpływają na zorientowane na zastosowania nauczanie. W różnorodnych projektach studenci mogą ćwiczyć przedsiębiorcze działanie i zdobywać kluczowe kompetencje.”
https://www.hm.edu/
W jednym z wcześniejszych artykułów przedstawiliśmy tę metodę na przykładzie oceny wariantów layoutu w planowaniu fabryki. Chcieliśmy wykorzystać tę okazję, aby wzbogacić serię o analizie wartości użytkowej o ten przykład zastosowania.
Sposób postępowania przy wyborze oprogramowania
Zasadniczo postępowanie przy analizie wartości użytkowej do wyboru oprogramowania planistycznego nie różni się od żadnego innego porównania wariantów.
- Ustalenie kryteriów oceny (celów)
- Ważenie kryteriów oceny
- Określenie kosztów (nakładów)
- Obliczenie wartości użytkowych
- Wybór obiektywnie najlepszego rozwiązania
Warunkiem każdej oceny wariantów jest jednak ich istnienie. Brzmi to trywialnie, ale znalezienie odpowiedniej puli możliwych narzędzi planistycznych okazuje się w praktyce często dość trudne. Szukanie musi przebiegać w ustrukturyzowany sposób, jeśli chce się znaleźć to właściwe.
Krok 1: ustalenie kryteriów oceny
Dlatego studenci najpierw ustalili istotne dla nich kryteria oceny. Pomaga to nie stracić fokusu podczas poszukiwań. Wyszukiwanie online jest popularne, a dostawcy potrafią wykorzystywać możliwości techniczne. Chętnie kierują uwagę na wyróżniki własnego produktu. Do świadomości szukającego szybko trafiają funkcje, które pierwotny profil wymagań ledwie muskają, zamiast go spełniać.
Studenci byli tego świadomi, tym bardziej że jako źródła w poszukiwaniu nowoczesnego oprogramowania do planowania fabryki wykorzystywali przede wszystkim strony internetowe dostawców. Ale wkład wniosły także recenzje i rozmowy z doświadczonymi planistami fabryk. Konstantin Frank, rzecznik jednej z 7 grup studenckich, tak relacjonuje doświadczenia swojej grupy:
„Musieliśmy przy tym uważać, aby nie przeoczyć ważnych kryteriów. Wsparcie znaleźliśmy w literaturze. Między innymi Schenk, Wirth i Müller w Fabrikplanung und Fabrikbetrieb. Heidelberg: Springer, 2014 wymieniają liczne kryteria, które można wykorzystać do oceny narzędzia do planowania fabryki. W zespole dyskutowaliśmy, które kryteria są najistotniejsze dla naszego konkretnego przedsięwzięcia planistycznego.”
Wynik przedstawia poniższa lista:
- Wymagania sprzętowe
- Możliwość dostosowania
- Interfejsy
- Serwis
- Wdrożenie
- Łatwość obsługi
- Utrzymanie i aktualizacje
- Koszty
W tym miejscu panu Frankowi zależało na podkreśleniu, że każdy w zespole musi tak samo rozumieć poszczególne kryteria. Trzeba było np. wyjaśnić, czy płatne aktualizacje należą do kryterium „Koszty”, czy do kryterium „Utrzymanie i aktualizacje”.
Pomocne jest zdefiniowanie systemu pomiaru dla znalezionych kryteriów już na tym stosunkowo wczesnym etapie. Konieczne staje się to wprawdzie dopiero w kroku 3 przy określaniu cząstkowych wartości użytkowych, ale już teraz wspiera jednolite rozumienie kryteriów. Dobrze sprawdzają się stopnie spełnienia. Opisują one, na ile wartości danego kryterium zbliżają się do jego wartości docelowej. Stopnie spełnienia można przy tym stosować zarówno do cech w skali porządkowej, jak i kardynalnej.
Krok 2: ważenie kryteriów oceny
Z ważeniem kryteriów oceny wiąże się najwięcej błędnych wyobrażeń o obiektywności wyników analizy wartości użytkowej. Odbiór w praktyce sięga od „rzucania kostką” po „starszy stopniem ma rację”. W rzeczywistości ten krok daje się jednak dobrze opanować metodycznie. Przykładami są porównanie parami albo porównanie stopniowe.
Skąd mimo to bierze się taki odbiór? Nierzadko z zaobserwowanych błędów w stosowaniu analizy wartości użytkowej. Wymienić trzeba przede wszystkim mieszanie oceny z ważeniem. Dlatego ważenie kryteriów oceny należy zawsze przeprowadzać i dokumentować w osobnym kroku, nawet jeśli np. Excel zachęca do budowania zintegrowanych arkuszy.
Celem ważenia jest to, aby wyznaczane w kroku 3 stopnie spełnienia poszczególnych kryteriów oceny zostały uwzględnione w wyniku łącznym stosownie do ich znaczenia dla oceniającego. Pan Frank wyjaśnia ten aspekt na przykładzie:
„Naszym celem było tworzenie użytecznych szkiców planistycznych w możliwie krótkim czasie i przy możliwie krótkim okresie wdrażania się. Odpowiednio do tego łatwość obsługi zważyliśmy np. wyraźnie wyżej niż koszty.”
Inne organizacje będą realizować inne cele. Dlatego współczynników wagowych wyznaczonych przez studentów nie da się przenieść wprost. Można jednak dostrzec tendencje. Przykładowo żadne z kryteriów nie dominuje, co świadczy o pewnej równowadze przyjętego zestawu kryteriów.
| Kryteria oceny | Waga % |
| Wymagania sprzętowe | 5% |
| Możliwość dostosowania | 10% |
| Interfejsy | 15% |
| Serwis | 15% |
| Wdrożenie | 10% |
| Łatwość obsługi | 25% |
| Utrzymanie i aktualizacje | 10% |
| Koszty | 10% |
Ponadto stosunkowo mocno ważone kryterium „łatwość obsługi” z dużym prawdopodobieństwem także w innych grupach będzie ważniejsze niż np. serwis czy wdrożenie. To kryterium wyraża bowiem życzenie wielu użytkowników: oprogramowanie, które tłumaczy się samo. Właśnie przy planowaniu fabryki nie pracuje się z systemem codziennie. Między poszczególnymi sesjami pracy mijają często dni, czasem nawet tygodnie, w których używa się głównie innych systemów. Tym bardziej irytuje, gdy w system trzeba za każdym razem „wgryzać się” od nowa, bo nie jest intuicyjny. Nie pomoże tu nawet najobszerniejsze szkolenie. Rutyna się nie wykształca, wyuczona wiedza nie utrwala się – po prostu przepada.
Krok 3: określenie kosztów (nakładów)
Następnie należało ocenić znalezione warianty oprogramowania do planowania fabryki. W analizie wartości użytkowej niektórzy autorzy nazywają ten krok „określaniem cząstkowych wartości użytkowych”. Inni przyjmują perspektywę nakładów i wiążą niskie nakłady z niskimi kosztami, a więc wyższym stopniem realizacji celu.
Wybór perspektywy oceny zależy od przypadku użycia. Ważne jest jednak, aby bliska celowi wartość cechy znajdowała odzwierciedlenie w wysokiej cząstkowej wartości użytkowej. Jeśli np. dla kryterium oceny przyznaje się stopnie spełnienia od 1 do 5, to z reguły 5 punktów przyzna się za bardzo niskie nakłady/koszty lub pełną realizację celu.
Poniższy przykład ilustruje to na schemacie oceny grupy studenckiej pana Franka z jesieni 2019 roku dla oprogramowania planistycznego visTable®:
Wybrano stopnie spełnienia od 1 do 5. Dla kryterium „wymagania sprzętowe” przyznano np. 4 z 5 możliwych punktów w ocenie porządkowej. Oznacza to, że te osoby mają wspólne wyobrażenie o potrzebnym sprzęcie, które wiążą z jeszcze niższymi kosztami albo z lepszą dostępnością w grupie. Oprogramowanie visTable® nie spełnia tego indywidualnego wyobrażenia w całości, ale znacznie lepiej niż średnia ocenianych systemów planistycznych.
Ten system punktowy otwiera też możliwość zdefiniowania niespełnienia albo dolnej granicy wartości cechy jako kryterium wykluczającego (KO). Jeśli wariant nie osiąga dla któregoś kryterium zdefiniowanej granicy KO, cały wariant można wykluczyć z dalszej analizy. Pan Frank wyjaśnia to na przykładzie:
„U nas było tak np. wtedy, gdy oprogramowanie planistyczne wymagało specjalnego sprzętu wykraczającego poza możliwości zwykłego komputera biurowego.”
Logiczne, że ten środek można stosować tylko do kryteriów oceny, które da się pewnie rozpoznać i ocenić. Dlatego studenci przykładali szczególną wagę do możliwie szerokiej bazy informacji o oprogramowaniu planistycznym. Jako źródła oceny służyły przede wszystkim
- strony internetowe dostawców,
- rozmowy telefoniczne z działami sprzedaży,
- recenzje, ale także
- licencje próbne oraz
- rozmowy z doświadczonymi planistami fabryk.
Krok 4: obliczenie wartości użytkowych
Obliczenie wartości użytkowych to formalny rachunek. Z pomocą szablonu Excel z naszego poprzedniego artykułu o analizie kosztów i wartości użytkowej można tu z pewnością zaoszczędzić sporo pracy.
Studenci Uczelni Monachijskiej użyli własnego arkusza i porównali nim pięć narzędzi planistycznych. Ostatni wiersz zawiera wartości użytkowe. Najwyższą wartość użytkową dla grupy roboczej pana Franka osiągnęło visTable® z 4,4 na 5 możliwych punktów. Narzędzia o niższych wartościach użytkowych oznaczono neutralnie.
Urokiem wybranej prezentacji jest podanie maksymalnej możliwej liczby punktów dla cząstkowych wartości użytkowych w ostatniej kolumnie. Wyznacza się je dla każdego kryterium jako iloczyn współczynnika wagowego i maksymalnego stopnia spełnienia. Kryterium „łatwość obsługi” przy wadze 25 % i stosowanej tu maksymalnej punktacji 5 nigdy nie osiągnie więc więcej niż 1,25 punktu (czyli 25 % z 5). Dzięki takiej prezentacji łatwo prześledzić, jak daleko poszczególne warianty w poszczególnych kryteriach oceny faktycznie odbiegają od celu.
Krok 5: wybór obiektywnie najlepszego rozwiązania
Na końcu trzeba zdecydować się na jedno oprogramowanie planistyczne. Studenci nie poszli na łatwiznę. Aby rozwiać ostatnie wątpliwości co do wyniku analizy wartości użytkowej, postanowili raz jeszcze bezpośrednio zestawić oprogramowanie z drugiego miejsca z liderem. Pan Frank wyjaśnia okoliczności:
„Warto przyjrzeć się bliżej także drugiemu miejscu, jeśli dystans do pierwszego jest niewielki. Z tego powodu zestawiliśmy jeszcze raz bezpośrednio oprogramowanie A i visTable®. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na visTable® ze względu na wyraźnie bardziej intuicyjną obsługę.”
Jeśli dostawcy udostępniają wersje testowe z pełnym zakresem funkcji i bez większych przeszkód, bezpośrednie porównanie jest łatwe do przeprowadzenia. Także tutaj pomaga analiza wartości użytkowej: to, na co chcesz zwracać uwagę, jest już zdefiniowane w kryteriach oceny. Walidacja stopni spełnienia ocenionych w kroku 3 powinna dać ostateczną pewność.
Kto na koniec da dostawcy okazję do odpowiedzi na pytania z testu dotyczące konkretnych przypadków użycia, będzie mógł praktycznie ocenić
- z jednej strony gotowość serwisową,
- z drugiej kompetencje
zespołu wsparcia.
Jeszcze jedna wskazówka: na test warto zaplanować wystarczające zasoby (czas, ludzi) i skupić się na tym, co istotne (zdefiniowane przypadki użycia). Żaden dostawca nie odczyta np. wielokrotnie przesuwanych czy przedłużanych okresów testowych jako poważnego zainteresowania.
Podsumowanie
Po zakończeniu pracy studenckiej i ze świadomością osiągniętych rezultatów pan Frank tak podsumował nakład na poszukiwania i samą analizę wartości użytkowej:
„Wiąże się to wprawdzie z pewnym nakładem pracy, ale warto! Wybór odpowiedniego oprogramowania planistycznego jest bowiem kluczowy dla sukcesu projektu. […] Z pomocą oprogramowania osiągnęliśmy nasze cele planistyczne zgodnie z oczekiwaniami. Nakład na poprzedzającą analizę wartości użytkowej zdecydowanie się opłacił.”
