Wie überzeugen Sie Ihre Geschäftsführung von einer Software für Fabrikplanung?

Einleitung

Kennen Sie das aus dem privaten Umfeld? Wenn es um größere Ausgaben geht, nehmen wir als Beispiel einen Kaffeevollautomat, gibt es meistens keinen Spontankauf. Denn erstens beraubt man sich und andere mit dem Kauf der neuen, teuren Sache mehr oder weniger um finanzielle Flexibilität. Zweitens wird diese Anschaffung vielleicht auch das Leben anderer Menschen in Ihrem Umfeld beeinflussen. Denn auch wenn Sie die Kaffeemaschine nur für sich selbst kaufen, könnte jemanden der Lärm des Mahlwerks stören, der gestiegene Platzbedarf in der Küche Fragen aufwerfen. Oder möchten andere vielleicht die Funktion für Trinkschokolade mit nutzen? Deshalb bedürfen diese Anschaffungen der Absprache mit dem Partner oder der Familie und längerer Überlegung. Das gilt insbesondere, wenn sie nicht direkt lebensnotwendig erscheinen. Dann wird vor dem Kauf genau abgewogen, ob der Nutzen im Verhältnis zur Ausgabe steht.

Was wenn Ihr Partner sogar behauptet, dass es die alte Kaffeekapselmaschine auch noch tut und es keinen Bedarf für einen scheinbar teureren Kaffeeautomat gibt? Sind Sie darauf vorbereitet und haben Sie dann immer noch gute Gründe parat, um Ihre Anschaffung zu rechtfertigen? Von dieser Analogie aus dem Privatbereich, nun zurück zu Ihrer Software für Fabrikplanung.

Was bewegt die Geschäftsführung eines produzierenden Unternehmens?

Unternehmen befinden sich ständig in diesem Spannungsfeld. Sie erwirtschaften Gewinne, um diese dann zum Teil wieder ins eigene Unternehmen zu investieren. Sie müssen dabei immer fixe und variable Kosten im Auge behalten, um handlungsfähig zu bleiben. So muss der Einkauf von Material gesichert sein und das Gehalt der Mitarbeiter bezahlt werden. Die Produktion muss laufen und Kunden sollen am Ende hochzufrieden sein. Die Geschäftsleitung wird sich täglich mit diesen Fragestellungen auseinandersetzen und vor diesem Hintergrund wird auch der Kauf neuer Software für Fabrikplanung hinterfragt.

Sie können sich das als Waage für Ihre Software vorstellen. In der einen Waagschale liegen die Kosten der Beschaffung und des Betriebs und in der anderen der Nutzen aus der Anwendung. Zudem hat die Geschäftsführung mehr als eine Waage im Blick und wird die wählen, die das beste Kosten-/Nutzenverhältnis bietet bzw. da wo sie den größten Wert sieht.

Fokus auf den Nutzen der Software für Fabrikplanung

Die Geschäftsleitung wird also nur in Fabrikplanungssoftware investieren, wenn plausibel dargelegt werden kann, was das Ergebnis und der Nutzen aus dem Einsatz sind. Wenn ein Unternehmen stabil läuft, wird auch die Geschäftsführung mehr Spielraum für die Investition in Software haben. Umgekehrt, wenn die wirtschaftliche Lage gerade nicht so rosig ist, wird es in allen Bereichen auch schwieriger für Investitionen. Deshalb denken Sie in erster Linie an diesen übergeordneten Nutzen und nicht an die einzelne Softwarefunktion. Diese mag Sie zwar persönlich begeistern, aber hat für Entscheider erst mal keine Bedeutung. Dieser möchte nur wissen ob und wie es dem Unternehmenserfolg zuträglich ist.

Wenn Sie überzeugt sind, dass eine neue Software für Fabrikplanung großen Nutzen im Unternehmen stiften kann, dann gehen Sie auch proaktiv auf die Geschäftsführung zu. Formen Sie aber vorher die richtigen Gedanken und Argumente und agieren Sie zur rechten Zeit. Damit erhöhen Sie die Chance für einen Softwarekauf. Auf was es alles ankommen kann, möchte ich Ihnen heute zunächst an 5 typischen Fragen erläutern, die Ihnen begegnen werden. Für den Blog in der nächsten Woche habe ich einige Praxistipps in Vorbereitung.

Welche Fragen zur Fabrikplanungssoftware werden kommen?

1. Zeitpunkt: Warum brauchen wir gerade jetzt eine neue Software für Fabrikplanung?

Nur ein triftiger Grund wird die Geschäftsführung dazu bewegen

a) sich gerade jetzt mit der Investition überhaupt zu beschäftigen und

b) die Entscheidung für einen Kauf zu treffen.

Machen Sie sich klar ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist. Sie sehen die Chance für den Kickoff in einem Planungsprojekt? Die Software würde hier sehr gut passen und die Budgetplanungen für das kommende Jahr stehen gerade an? Wie ein Fussballer positionieren Sie sich, zur rechten Zeit, am rechten Ort ist.

2. Nutzen: Was nützt uns diese neue Fabrikplanungssoftware?

Beschreiben Sie den kurzfristigen Nutzen beim Einsatz in einem Planungsprojekt. Was konkret verbessert die Software?

a) qualitativ: bessere Einbindung von Mitarbeitern durch einfache Bedienung, bisher nicht verfügbare Planungsfunktionen zur Kennzahlenberechnung in der Produktionsplanung, bessere Kommunikation durch 3D-Visualisierung z. B.

b) quantitativ:

• Layout der neuen Produktion in einem Drittel der Zeit aufbauen
• flexible Teamplanung für Vorziehen des SOP um einen Monat
• dauerhaft weniger Transportkosten und Unfälle im Shopfloor usw.

Beschreiben Sie, wenn nötig auch den langfristigen Nutzen durch die Einführung der neuen Software für Fabrikplanung durch:

• eine mögliche Roadmap für die Standardisierung des Planungsprozesses im Unternehmen
• Möglichkeit der durchgängigen Standortplanung, auch für verteilte Standorte
• Geplantes Rollout in anderen Abteilungen zur Verbesserung der Planungsqualität

3. Kosten: Was kostet uns denn diese neue Software für Fabrikplanung?

Haben Sie den Nutzen überzeugend dargelegt, bleibt natürlich der Kostenfaktor noch ein wichtiger Punkt für die Entscheidung. An dieser Stelle sind fixe und variable Kosten entscheidend. Was sind die Einmalkosten (Lizenzkosten, Einführungsschulung) und was sind z. B. monatliche oder jährliche Kosten um die Planungssoftware zu betreiben. Dazu zählt ein Wartungsvertrag oder ein Abonnement einer Software.

Denken Sie auch an mögliche, noch nicht genau abschätzbare Kosten. Die Bestandsaufnahme für ein digitales Modell oder Auffrischungsschulungen für Mitarbeiter gehören dazu. Werden Sie vorübergehend auch einmal mehr Lizenzen benötigen, was kostet die kurzfristige Miete zur Erweiterung der Nutzerzahl? Wenn das für Ihr Unternehmen wichtig sein kann, dann lassen Sie sich vom Anbieter ein entsprechendes Angebot oder zumindest die Preisinformation zukommen. So können Sie Kostenfragen direkt kompetent beantworten. Denn Ihre Geschäftsführung wird sicher eine Frage in diese Richtung stellen.

Haben Sie einen Plan B für den Fall, dass Ihr Vorschlag von der Geschäftsleitung aufgrund zu hoher Kosten erst einmal abgelehnt wird. Gibt es die Möglichkeit, ein kleineres Starterpaket mit dem Anbieter zu schnüren? Oder kann die Einstiegshürde durch ein Abonnement mit kurzen Laufzeiten niedriger gelegt werden? Hinterfragen Sie die Alternativen beim Anbieter, um hier eine Option parat zu haben. Damit gewinnen Sie Zeit. Sie können die Fabrikplanungssoftware bereits einsetzen, um später mit konkreten Ergebnissen aus der Nutzung erneut Überzeugungsarbeit für den langfristigen Einsatz zu leisten. Die Geschäftsführung will Ergebnisse sehen. Zeigen Sie diese dann zur rechten Zeit, um den Nutzen transparent anhand eines Ihrer erfolgreich abgeschlossenen Planungsprojekte zu belegen.

4. Vorhandenes: Können Sie das nicht mit unserer bestehenden Software abbilden?

Ein Unternehmen wird immer erst mal auf die bestehenden Ressourcen schauen, denn dafür bezahlt es ja schon Geld. Lässt sich damit die Investition vermeiden, spart das Kosten. Damit Sie diese Frage nicht in Bedrängnis bringt, ist es an dieser Stelle ganz wichtig klar zwischen unterschiedlicher Software differenzieren zu können. Zeigen Sie einfach und transparent, warum sich die aktuell eingesetzte Software für den Anwendungsfall nicht eignet und wie die neue Software für Fabrikplanung es besser macht. Zeigen Sie warum die Software der „Best Fit“ ist und aktuell eine Lücke im Unternehmen schließt. Finden Sie geeignete Kennzahlen wie Planungszeit, Personalkosten oder Fehlerkosten, um den Mehrnutzen klar zu belegen. Ggf. kann auch ein Blockschema für notwendigen Anwendungen in der Planung helfen, wo Sie grafisch die Lücke visualisieren, die Sie mit der neuen Software für Fabrikplanung besetzen wollen.

5. Anwender: Wer soll diese neue Software für Fabrikplanung nutzen?

Benennen Sie konkret die Akteure, Abteilungen, die mit der Software zu tun haben werden. Davon ist manchmal auch die Budgetierung und Freigabe für einen Kauf abhängig. An welcher Stelle könnte es organisatorische Veränderungen geben? Werden andere Mitarbeiter als gewohnt mit der Planungssoftware arbeiten? Hier werden auch Fragen zur Schulung von Anwendern kommen und den damit verbundenen Kosten. Die Geschäftsführung wird auch wissen wollen, ob die Lösung langfristig erfolgreich eingesetzt werden kann. Denn wenn man den Aufwand mit Schulung von Mitarbeitern betreibt, soll das auch nachhaltig sein. Besonders kritisch ist das, wenn erst vor einem Jahr eine andere Software beschafft wurde und diese ggf. nicht den gewünschten Erfolg gebracht hatte und jetzt in der Ecke liegt. Erläutern Sie warum gerade diese Software nachhaltig eingesetzt werden kann z. B. durch:

• Transparente Komunikation im Team möglich
• Abteilungsübergreifende Nutzung von Softwarefunktionen
• einfache Einbindung weiterer Mitarbeiter in Projekten durch Miete und einfache Bedienung

Im zweiten Teil nächste Woche lesen Sie 5 weitere Praxistipps, wie Sie Ihre Geschäftsführung von einer Software für Fabrikplanung überzeugen können.