3 Ideen wie Sie alle sofort mit Ihrem Planungskonzept abholen!

Kennen sie das? Sie haben eigentlich alles gut für die Besprechung vorbereitet. Trotzdem sinkt die Stimmung im Kreis der Kollegen schon wenige Minuten nach Beginn. Die Präsentation wird zur nervenaufreibenden Diskussion und ihre vorgestellte Planungslösung wird förmlich auseinandergenommen. Deshalb sollen in diesem Artikel Ursachen beleuchtet und Möglichkeiten gezeigt werden, wie Sie mit Ihrer Planungslösung überzeugen können. Fabrikplanung ist komplex und mit Beteiligten adequat zu kommunizieren und diese zu informieren eine häufige Aufgabe eines Planers. Je besser das gelingt, desto effektiver arbeitet auch das gesamte Team zusammen. Das spart Zeit und Nerven.

Vorstellung eines neuen Fabrikkonzeptes mit verständlicher 3D-Visualisierung
Vorstellung eines neuen Fabrikkonzeptes mit verständlicher 3D-Visualisierung

Mögliche Fragen in einer Planung

Folgende Fragestellungen sind typische Anforderungen in der Produktionsplanung:

  • Gibt es genügend Stellfläche für die Anlieferung, den Kommissionierbereich, und auch die Materialbereitstellung an den Montagelinien?
  • Wie häufig verkehrt ein Gabelstapler zwischen Teilelager und Vormontage und wie kann der Weg dorthin möglichst kurz gehalten werden?
  • Welche Gangbreiten sind auf den Hauptverkehrsachsen vorzusehen?
  • Sind Arbeitstische unterhalb von Absaugungen aufgestellt?
  • Wurden Fluchtwege für Mitarbeiter bei der Aufstellung berücksichtigt?

Im Ergebnis sollen sämtliche Betriebsmittel am rechten Platz stehen und für eine nachhaltiges Planungskonzept für die nächsten Jahre sorgen. Nehmen wir an, Sie haben gerade eine Planungsphase abgeschlossen und sollen zum nächsten Montags-Meeting in knapp 10 Minuten Ihre Ergebnisse vorstellen. Ihr Produktionsleiter hat auch schon zugesagt und Sie bereiten gerade die Präsentation vor. Auch Ihr Teamleiter erwartet, dass Sie allen einen Überblick zum aktuellen Planungsstand geben.

Ihre Ausgangssituation und verfügbare Daten

Planungsdaten - Tabellen, CAD-Zeichnung, Stichpunkte für Präsentation
Planungsdaten – Tabellen, CAD-Zeichnung, Stichpunkte für Präsentation

Im ersten Schritt überlegen Sie jetzt wie Sie Ihr Konzept am besten vorstellen. Sie haben folgende Daten zur Verfügung:

  • einige Tabellen mit kalkulierten Werten
  • eine CAD-Zeichnung des Aufstellplans
  • Liste von wichtigen Punkten zum Planungskonzept

Bevor Sie etwas zeigen können, benötigen Sie noch ein paar Pfeile in der CAD-Zeichnung, um die Prozesse zu verdeutlichen. Jedoch haben Sie selbst aber nicht die Software auf Ihrem Rechner und der Experte für sowas ist auch gerade nicht im Haus. Auch die Tabellen bräuchten eigentlich noch mal eine Überarbeitung. Keiner in der Runde steckt so tief im Thema wie Sie und Ihr Kollege. Aber die Zeit drängt. Sie entscheiden sich alles so zu belassen und nur einige Screenshots des Layouts in Ihre Folien zu übernehmen.

Das Planungsmeeting beginnt

Es ist Montag, die Stimmung ist gut. Man startet mit einem Kaffee direkt in die Besprechung. Sie beginnen mit der Vorstellung und erläutern Ihre Gründe für das aktuell Planungskonzept. Nach 2 Minuten sehen Sie schon wie jemand gelangweilt seine Emails auf dem Smartphone durchscrollt und die Miene Ihres Produktionsleiters eine Mischung aus Desinteresse und Ungeduld widerspiegelt. Dann wirft auch schon jemand die erste Frage in den Raum:

„Und wie hast Du Dir das jetzt vorgestellt? Wo sollen denn meine Behälter von der K17 jetzt hin!?“

Sie blättern schnell auf Folie 7 zurück und zeigen und erläutern dem Fragenden die Zeichnung. Es wird letztlich akzeptiert, aber Sie spüren die Unzufriedenheit Ihres Kollegen, der nicht völlig überzeugt scheint. Die Stimmung ist jedenfalls erst mal dahin, das hatten Sie sich anders vorgestellt. Es war doch alles sorgfältig geplant..

Hat Sie jeder im Planungsteam verstanden?

Wenn etwas unklar ist, reagieren Menschen verschieden. Einer stellt direkt eine offene Frage, wie in diesem Fall. Ein anderer verhält sich passiv und zieht seine Schlüsse auf Basis der gezeigten Informationen. Denn jeder im Planungsteam hat einen anderen fachlichen Hintergrund, unterschiedliche Erfahrungen und eine eigene Wahrnehmung zu Fragestellungen. So werden auch präsentierte Informationen unterschiedlich von Beteiligten interpretiert. Gerade hier liegt einerseits die große Stärke und gleichzeitig die größte Herausforderung in interdisziplinären Teams. Wie stimmt man sich effektiv ab und bringt sich und das Team auf einen gemeinsamen Nenner?

Wenn Informationen wie komplexe Tabellen oder abstrakte CAD-Zeichnungen auf verschiedene Weisen interpretiert und verstanden werden können, sind Mißverständnisse häufig vorprogrammiert. Solche Diskussionen kosten Zeit und es stellt sich die Frage ob zumindest Fragen zum grundsätzlichen Verständnis der gezeigten Informationen vermieden werden können und man gedanklich nach der Vorstellung schon einen Schritt weiter ist in der Planung.

die häufigsten Gründe für fehlende Akzeptanz in Planungsmeetings:

  • zu hohe Informationsdichte auf Präsentationsfolien
  • keine verständliche Visualisierung
  • wenig aussagekräftige Kennzahlen

Letztlich dreht sich alles um die richtige Visualisierung von komplexen Sachverhalten und zwar in einer leicht verständlichen Form für alle Beteiligten. Die damit verbundene Frage ist also wie kann ich meine Lösung so präsentieren, das mich jeder versteht und unnötige Fragen vermieden werden? Eine Fabrik an sich, egal ob bereits physisch vorhanden oder nicht ist letztlich nichts anderes als eine Objektanordnung bestehend aus Halle und Ausrüstung und wir wollen am Ende immer wissen wie diese geplante Fabrik mal aussieht, um eine greifbare Vorstellung zu erhalten. Diese Visualisierung bietet dann auch eine viel leichtere Entscheidungsgrundlage als ein auf verschiedenste Art und Weise interpretierbares Zahlenwerk oder eine abstrakte 2D Zeichnung.

Wie kann ich mein Planungskonzept besser vermitteln?

1. Weniger ist mehr – Brauchen Sie überhaupt Folien? Warum stellen Sie Ihre Planungsergebnisse nicht einfach direkt in der verwendeten Software vor? Machen Sie den Gegenstand greifbar und lebendig für alle und zeigen Sie das wirkliche Ergebnis live! Es reichen dann oft eine Hand voll Folien um Details vielleicht noch mal zu erläutern.

2. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte! Holen Sie Ihre Zuhörer mit einer verständlichen Visualisierung ab. Fliegen Sie einfach mal durch den neu geplanten 3D-Abschnitt. Erläutern Sie in diesem Zuge die Details, Überlegungen und Absichten auf Basis einer greifbaren Darstellung der Fabrik. Damit erreichen sie schon mal wesentlich mehr Kollegen oder Beteiligte, wenn diese ihren Bereich oder ihre Ausrüstung sofort wiedererkennen. Dadurch wird vieles direkt nachvollziehbar anhand einer realitätsnahen Aufstellung in der Fabrik. Denn das was ein 3D Layout zeigt, wird zukünftig auch so mal in Ihrer Fabrik stehen.

3D Ansicht Fabrikmodell in der Software visTABLE®touch
Beispiel 3D Layout aus der Software visTABLE®touch

Unterstützend dazu können auch schematische Prozessschaubilder verwendet werden die idealerweise auch wieder in einer 3D Ansicht des Fabrikmodells nachvollzogen werden können.

3. Kennzahlen auf Knopfdruck. Bilder sind anfangs wichtig um ein grundlegendes Verständnis für ein Thema zu schaffen. Jedoch braucht es für die Beantwortung von einigen Fragen auch konkrete Kennzahlen als Zielgrößen. Wie wäre es wenn Sie live berechnete Flächenbedarfe, Transportaufwände, Netzbelastungen direkt in Ihrem Fabrikmodell zeigen könnten? Ist das nicht viel überzeugender als eine schlichte Tabelle ohne Fokus auf das Wesentliche? Wie wäre es wenn Sie die Auswirkung einer Layoutänderung als Variante sogar live zeigen und simulieren könnten?

Kreisdiagramme und Liste der Transportsysteme mit numerischer Anzeige für die Transportaufwaende und Kosten in einer Fabrik
Kreisdiagramme und Liste der Transportsysteme mit numerischer Anzeige für die Transportaufwände und Kosten in einer Fabrik in der Software visTABLE®touch

Softwareunterstützung

Die oben genannten Möglichkeiten bietet heute professionelle Planungssoftware, die genau für diesen Zweck entwickelt wurde. Entscheidend dabei bleibt natürlich die richtige Datenbasis. Denn will ich das Fabrikmodell greifbar und verständlich machen, brauche ich auch entsprechende 3D Daten und Kenntnisse um den Materialfluss im Unternehmen.

Im besten Fall wird dann aus Ihrer 10-Minuten-Präsentation ein lebendiger KVP-Workshop der Ihr Team und Projekt wirklich weiter bringt.

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