5 Ideen für mehr Erfolg in Ihrer Projektpräsentation

Sicherlich kennen Sie diese Situation: Sie haben viele Stunden in eine Projektpräsentation investiert. Ihre Lösungsidee ist ausgereift. Nun sitzen Sie im festgefahrenen Meeting und nach endloser Diskussion wird die Entscheidung vertagt.

Junger Mitarbeiter nach erfolgreicher Projektpräsentation

Wie so oft hängt es erheblich von der Kommunikation ab, wie gut ein Lösungsvorschlag ankommt. Denn Kommunikationsprobleme bremsen viele Planungsprojekte. Mangelnde Transparenz kann eine wesentliche Ursache dafür sein. Denn was nicht transparent ist, wird nicht verstanden. Was nicht verstanden wird, erfährt keine Akzeptanz. Praktiker und Autoren in der Kommunikationslehre benennen diesen Zusammenhang als Grundgesetz der Kommunikation:

„Wahr ist nicht, was A sagt. Wahr ist, was B versteht.“

Doch wie werden die komplexen Sachverhalte und Überlegungen verständlich, die Projekte in der Fabrikplanung prägen? Wir wollen 5 Ideen aufzeigen, die Ihnen helfen Ihrer Arbeit die nötige Anerkennung zu verleihen. Zum Beispiel in Projektpräsentation, Meeting oder Workshop.

Idee 1: Nutzen Sie bisher nicht genutzte Daten

Daten sind der Rohstoff unseres digitalen Zeitalters. Erst durch die Analyse und Verknüpfung von Daten, werden diese Rohstoffe zu Informationen und zu einem Wissensvorsprung für einen selbst, das Team und die Firma. Suchen Sie daher nach bisher ungenutzten Daten oder erstellen neue Verknüpfungen. Mögliche Datenquellen sind vorhandene IT-Systeme (ERP, PPS, MES, Logistikleitstand, etc.), Arbeitspläne oder CAD-Pläne. Manchmal schlummern die Daten auch außerhalb des Unternehmens, z. B. der Gebäudegrundriss beim Architekten.

Erschließen Sie also diese ungenutzten Daten und verleihen Sie ihnen Bedeutung für Ihre Arbeit.

Praxistipp: Durch die Verknüpfung von CAD-Grundriss und Prozessen (Materialflussdaten) entstehen völlig neue Möglichkeiten der Kommunikation. Die Daten ermittelt man z. B. aus einem Tracking von Transportmitteln durch eine Materialflussanalyse.

Die Darstellung zeigt die Verknüpfung von CAD-Grundriss und Werströmen (Materialflüssen)
Die Darstellung zeigt die Verknüpfung von CAD-Grundriss und Wertströmen (Materialflüssen)

Dadurch sind nicht nur Materialfluss-Intensitäten, sondern auch die von ihnen zu überwindenden Entfernungen veranschaulicht. Es entsteht ein transparentes Bild vom Verlauf des Materialflusses und dem damit verbundenen Transportaufwand. Mit dieser Kennzahl finden Sie Antworten auf die Frage der „richtigen“ Anordnung von Fertigungs-, Montage-, Logistik- oder Lagerbereichen in der Fabrik.

Idee 2: Vertrauen Sie nicht nur auf Ihre Intuition

Zunächst sei gesagt, dass es sich bei dem Begriff der Intuition nicht um höhere Eingebung oder den siebten Sinn handelt. Vielmehr geht es um eine menschliche Eigenschaft, die geläufig auch als Bauchgefühl bezeichnet wird. Dieses besteht zu einem Großteil aus Erfahrungen, angeeignetem Fachwissen, Kreativität und Fantasie. Alles hilfreiche Eigenschaften mit denen Sie erfolgreiche Lösungen zu den gegeben Planungsaufgaben entwickeln und die sich auch Ihr Arbeitgeber von Ihnen wünscht.

Das Bauchgefühl kann einem aber auch als Herausforderer begegnen; nämlich dann, wenn es nicht das eigene ist. In einem Meeting wird schnell klar, dass man Intuition nur schwer vergleichen oder argumentieren kann. Und gerade Entscheidungsträger vertrauen in der Regel auf objektive Kennzahlen und erwiesene Daten.

Machen Sie sich dessen bewusst und erarbeiten sich zur Ihrer Planungslösung zusätzlich objektive Informationen. In der Projektpräsentation können Sie dann bei Rückfragen sicher reagieren und schwarz auf weiß begründen, warum Sie sich für diese Lösung entschieden haben.

Vorschläge für objektive Kennzahlen:

Könnte man also die Präsentation komplett auf Basis objektiver Kennzahlen gestalten?

Nein, denn gerade im Industrial Engineering lassen sich (zum Glück) nicht alle Einflussgrößen vollumfänglich erfassen und beschreiben. Dies würde nämlich auch bedeuten, dass man den Menschen aus Entscheidungsprozessen eliminieren könnte.

Praxistipp: Variantenplanung mit Nutzwertanalyse

Varianten ergeben sich im Planungsverlauf fast zwangsläufig. Sie entstehen mit maßgeblichen Entscheidungen, die das Projekt in unterschiedliche Richtungen treibt (z. B. manuelle Montage vs. Automatisierung). Varianten erfüllen zwei praktische Dinge in einer Präsentation:

  1. Sie vermitteln den anderen Teilnehmern die Lösungswege.
  2. Sie fördern die Entscheidungsfreude, indem der Lösungsraum eingegrenzt wird.

Mit anschließender Nutzwertanalyse setzen Sie unterschiedliche Kennzahlen in Relation und bieten so eine Bewertung für die verschiedenen Varianten. Zusammengefasst bedeutet das für Ihre Präsentation: In den Varianten steckt die Intuition und die Nutzwertanalyse liefert die objektive Betrachtung.

Excel-Vorlage Nutzwertanalyse

Idee 3: Machen Sie sich fitt für Entscheidungsprozesse

Diese Idee soll Sie dazu anregen, sich mit den sozialen und psychologischen Grundlagen der Kommunikation zu befassen. Machen Sie sich bewusst, dass diese Fähigkeiten (sog. Social Skills) für das Gelingen einer Projektpräsentation ebenso wichtig sind wie die fachlichen Fähigkeiten.

Eine Studie der Unternehmensberatung McKinsey hat gezeigt, dass 70 Prozent der Veränderungsinitiativen in Unternehmen ihre Ziele nicht erreichen, was größtenteils am Widerstand der Mitarbeiter und der mangelnden Unterstützung durch die Geschäftsführung (Entscheider) liegt.

Link: https://www.mckinsey.com/featured-insights/leadership/changing-change-management

„Die größte Schwierigkeit der Welt besteht nicht darin, Leute zu bewegen, neue Ideen aufzunehmen, sondern alte zu vergessen.“

Ökonom John Maynard Keynes

Veränderungen in Fertigungs-, Montage-, Logistik- oder Lagerbereichen innerhalb der Fabrik sind Gegenstand unzähliger Diskussionen in Planungsprojekten. Kaum einer hat keine Meinung dazu. Spätestens beim eigenen Bereich geht der Puls vieler Beteiligter nach oben. Unterschiedliche Sichtweisen und Zielkonflikte prägen das Bild. Kommunikation bildet hierbei einen wesentlichen Erfolgsfaktor. Das gilt nicht nur für die Kommunikation in Planungsteams, sondern auch bei der Präsentation von Lösungen ggü. Betroffenen.

Wie also sieht gute Kommunikation in einer Projektpräsentation aus?

  • Sorgen Sie dafür, dass allen Beteiligten die Notwendigkeit zur Veränderung klar wird. Wenn keine zwingenden Gründe vorliegen, ist es schwer Veränderung zu gestalten.
  • Potentiale sichtbar machen und dann eine gemeinsame Entscheidung für die Veränderung treffen. Der Handlungsbedarf muss jedem klar sein.
  • Die frühzeitige Mitwirkung an der Diskussion und der Planung verstärkt das Gefühl einer gemeinsamen Idee. Durch ein gemeinsames Ziel gelingt die Zusammenarbeit, gerade dann, wenn Probleme auftreten.
  • Wie die Lösung entstanden ist, ist für Außenstehende oftmals wichtiger als die Lösung selbst. Frei nach dem Motto: Der Weg ist das Ziel.
  • Haben Sie ein klares Verständnis davon, was die Ziele und Werte Ihres Unternehmens sind. Dies hilft Ihnen Entscheider besser zu verstehen und Ihre eigene Kommunikation abzustimmen.

Wenn das Thema Interesse geweckt hat, dann empfehlen wir folgendes Video oder die PDFs des Roman Herzog Instituts:

Yes, we change! Sechs Impulse für den Wandel der Arbeitsgesellschaft 
https://www.romanherzoginstitut.de/publikationen/detail/yes-we-change.html

Psychologie der Innovationen in Organisationen
https://www.romanherzoginstitut.de/publikationen/detail/psychologie-der-innovationen-in-organisationen.html

Idee 4: Frühzeitige 3D-Visualisierung

Gerade zu Beginn eines Projektes scheint der Aufwand für eine 3D-Visualisierung nicht gerechtfertigt. Die klassische Vorgehensweise ist dann wie folgt: Zum Kick-off Meeting für das Projekt lädt der Geschäftsführer einen seiner Investoren, seinen Architekten, seinen Planer und den Produktionsleiter ein. Alle sind sehr motiviert und freuen sich über die Idee des Managers, die Fabrik zu erweitern.

Abstrakte 2D-CAD-Zeichnung

Der Manager präsentiert die CAD-Zeichnung und versucht, seine Überlegungen zu erklären. Laut seiner Vorstellungen enthält der geplante Anbau einen neuen Produktionsbereich, einen neuen Lagerbereich und einen neuen Pausenraum. Leider können die Eingeladenen den CAD-Plan nicht wirklich gut interpretieren. Das liegt daran, dass 2D-Zeichnungen gegenüber der Realität stark abstrahiert sind. Am Ende hat jeder den Plan anders verstanden und alle verlassen das Meeting. Im schlimmsten Fall wird nun in unterschiedliche Richtungen gearbeitet. Es wird viel Zeit verschwendet und das Projekt verzögert. Es folgt Frust und Demotivation.

An dem Beispiel lassen sich die Vorteile der 3D-Visualisierung gut ableiten. Die Planung in 3D führt zu einer deutlich höheren Transparenz für alle Beteiligten und somit zu einer höheren Planungsqualität. Kulturelle, sprachliche und fachliche Barrieren spielen dabei keine Rolle. Die Sprache des 3D-Modells ist universell. Die Erfahrung zeigt das: Wenn im Projekt frühzeitig ein 3D-Modell eingesetzt wird, entwickeln alle Beteiligten viel leichter ein gemeinsames Verständnis. Es gibt weniger Missverständnisse, es spart viel Zeit und Geld und alle bleiben motiviert.

3D-Modell als Grundstein für eine perfekte Projektkommunikation von Beginn an

Interaktive 3D-Visualisierung

Auch wenn der Materialfluss für Fabrikplaner eine sehr wichtige Rolle spielt, bleibt seine Modellierung und Interpretation i. d. R. einem Experten-Kreis an Beteiligten eines Planungsprojekts vorbehalten. Zur Kommunikation in der Breite sollte man Immersionseffekte nutzen. Damit ist das Eintauchen eines Beobachters in ein virtuelles Modell gemeint. So kann allein eine realitätsnahe 3D-Visualisierung enorm zum Verständnis eines Planungsstandes beitragen. Das Durchwandern einer dreidimensionalen Produktionshalle am großen Bildschirm schafft Akzeptanz. Virtuell begehbare 3D-Szenen sind folglich heute fast schon als Mindestmaß an Immersion etabliert.

Im Idealfall ist die 3D-Visualisierung nicht starr, sondern es kann damit interagiert werden. Das Drehen eines Behälters oder das Verschieben einer Werkbank macht das Erleben der Planungslösung noch transparenter. Zudem kann in der Projektpräsentation spontan auf praktische Fragestellungen reagiert werden:

„Wie kriegen wir die neue Maschine eigentlich in die Halle? Passt sie durch Tor 1 oder müssen wir hinten über das große Hallentor rein? Dann müssen wir ggf. dies und jenes vor dem Umzug noch abbauen.“

Maschine schnell um 20 cm anheben und so per Finger auf ihrem Umzugsweg manipuliert, an kritischen Stellen schnell eine Markierung als Merker im Layout gesetzt – dieses und ähnliche Beispiele zeigen, wie eine interaktive 3D-Visualisierung die Kommunikation während einer Projektpräsentation wirksamer werden lässt.

Idee 5: Werkzeug-Check – PowerPoint, Excel-Tabelle und … ?

In den meisten Unternehmen ist die Investition in ein oder mehrere Werkzeuge keine Entscheidung, die einmalig stattfindet. Meist entwickelt sich der Kauf historisch mit dem Wachstum des Unternehmens. So besitzen viele Unternehmen mehrere Werkzeuge von verschiedenen Anbietern.

Allgemeine Software wie PowerPoint oder Excel sind nahezu allgegenwärtig. So kann man mit einer Tabellenkalkulation ideal Daten sammeln und zusammenfassen. Wenn es allerdings daran geht, diese Tabellen in verständliche Grafiken für eine Projektpräsentation zu wandeln, stößt man schnell an die Grenzen. Zudem wird immer wieder deutlich, dass gravierende Defizite bezüglich einfacher und schneller Bedienung existieren.

Klassifikation der Werkzeuge nach Grad der Digitalisierung und Planungsuntersstützung

Das kann moderne Software besser. Unterziehen Sie Ihren Werkzeugkasten darum einer kritischen Prüfung. Wie Sie eine passende Software für Ihre Aufgaben finden, erfahren Sie in in diesem Blog-Artikel:

Auswahl einer Planungssoftware

Aber auch unter den Planungsspezialisten kommt es aufgrund der Komplexität der verschiedenen Planungswerkzeuge zu Spezialisierungen. So gibt es unter den Produktionssystemplanern Spezialisten auf dem Gebiet der Simulation, während andere Spezialisten im CAD-Bereich sind. Kaum ein Nutzer vermag es unter Anwendung der technischen Möglichkeiten (Simulation, CAD, VR, …) alle Werkzeuge über den Planungsprozess nutzen zu können.

Dieses Problem haben moderne Software-Werkzeuge mit einer anwendergerechten Gestaltung gelöst. Sie sind einfach und intuitiv bedienbar, ohne dass es einer speziellen und meist langen sowie teuren Schulung bedarf.

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Jan Schiller
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