Planung darf nichts kosten!?

Größere Investitionen belasten das Budget außerordentlich und sollen sich über mehrere Jahre auszahlen. Das Minimieren der Investitionssumme gehört daher bei den meisten zu den TOP 5 Zielkriterien. Nicht selten wird dann dort gespart, wo ein Nutzen nicht wirklich anschaulich ist – bei den Planungskosten. Doch sind Investitionen ohne Planungsbudget am Ende wirklich günstiger?

• Planung ohne Budget führt nur kurzfristig zur Invest-Minimierung.
• Jede Investition benötigt Planung – ob sichtbar oder unsichtbar.
• Mit einer passgenauen Planung sinken die Kosten auf lange Sicht.

Wenn Unternehmen wachsen und erfolgreich bleiben wollen, müssen sie investieren – in Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge und immer öfter auch in Um- und Ausbau. Planung gehört zu jeder Investition dazu und muss auch immer mit bezahlt werden. Doch nicht alle Planungskosten sind offensichtlich. So entsteht leicht der Eindruck, dass Planungsaufwände vermeidbar sind. Woher kommt diese Wahrnehmung und wo steckt das Risiko?

Hardwarefokus verzerrt das Bild der Planungskosten

In neue Hardware ist schnell investiert. Nicht, weil es so günstig ist, sondern weil es so einfach greifbar ist. Sei es eine neue Maschine, ein neues Palettenregal, ein neues Fahrzeug. Kosten und Nutzen stehen schwarz auf weiß im Produktblatt. Planungskosten sind darin nicht ausgewiesen. Bei modularen Investitionsgütern sind sie teilweise im Endpreis verdeckt. Denn hier wurde ja bereits vom Hersteller bei der Modularisierung geplant.

Den Nutzen einer individuellen Planung erkennt man leider erst im Nachhinein, nämlich dann, wenn die eigenen Anforderungen nicht zur vorgefertigten, in die Hardware eingepreisten Planung passen.

Beispiel 1: Der Autokauf

Beim Kauf eines neuen Fahrzeugs sind die Planungskosten der Hersteller unsichtbar für Sie als Endkunden. Legen Sie zum Beispiel Wert auf ein Reifendruckkontrollsystem, dann müssen Sie z. B. Alu-Räder dazu bestellen. Oder man bietet Ihnen ein Komfortpaket an, das u. a. eine Sitzheizung und automatisch abblendende Rückspiegel beinhaltet. Nichts was direkt mit einem Reifendruckkontrollsystem zu tun hätte. Allerdings verbinden Hersteller in solchen Paketen häufig Notwendiges mit Nützlichem.

Das ist ihre Planung: Pakete und vordefinierte Abhängigkeiten zwischen einzelnen Features beeinflussen den Aufwand in der Montage der Fahrzeuge. Paketumfänge sind leichter einzusteuern, als individuelle Konfigurationen. Diese Planungskosten sind bereits in den Preislisten des Wagens inkludiert und werden von Ihnen beim Kauf mitbezahlt.

Verzichten Sie auf einiges Nützliches und setzen hauptsächlich auf Notwendiges, kommt am Ende ein unangemessen hoher Preis zustande, verglichen mit dem Hardwarewert vorgefertigter Ausstattungspakete. So erscheint es günstiger, mehr zu kaufen. Das ist natürlich mit dem Hardwarepreis nicht logisch zu begründen. Folglich resultiert der relative Mehrpreis für individuelle Konfigurationen aus den höheren Planungsaufwänden.

Beispiel 2: Der Hausbau

Anders sieht es beim Hausbau aus. Bauprojekte werden nach der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) in standardisierte Leistungsphasen untergliedert. Deren Planungsanteile werden in der Regel prozentual zur Bausumme bepreist. Dies soll sicherstellen, dass Planer nicht „leer ausgehen“. Zum anderen soll die Planungsqualität damit ein Stück weit abgesichert werden.

Anders als beim Autokauf sind die Planungsleistungen hier also preistransparent. Somit muss und kann der Leistungsempfänger die Planungskosten zusätzlich zu den Hardwarekosten einkalkulieren. Da gibt es z. B. die Genehmigungsplanung, eine absolut notwendige Planungsphase, um einen korrekten Bauantrag bei der Behörde einreichen zu können. Damit sollen nicht genehmigungsfähige Vorhaben bereits in sehr frühen Phasen erkannt und entsprechend umgeplant werden können. Denn keine Planerin und kein Planer möchte für den sprichwörtlichen Papierkorb arbeiten. Zudem ist jeder Projekterfolg für sie eine Investition ins eigene Renommee.

Hat man dagegen ein Fertighaus bestellt, zahlt man einen Projektpreis, wobei Planungskosten i. d. R. anteilig auf das eigene Haus anfallen. Denn Fertighäuser werden in einmal projektierter Ausführung mehrfach verkauft. Bestimmte Planungskosten (z. B. die Entwurfs- und Ausführungsplanung) können auf mehrere Bauherren umgelegt werden.

Dabei kann man i. d. R. wie beim Autokauf zwischen Optionen wählen. Will man etwas anderes, fallen Planungskosten dafür jedoch in voller Höhe an. Denn diese Optionen sind nicht vorgeplant. Die Einsparung durch das Fertighaus kann damit schnell verpuffen, da die Planungskosten für die Standardoptionen nicht rückgängig zu machen sind. Sie fielen bereits bei der Projektierung des Typenhauses an und müssen von allen Fertighaus-Bauherren mitgetragen werden.

Jede Investition benötigt Planung

In den beiden Beispielen wurde deutlich, dass Planung einen untrennbaren Anteil jeder Investition darstellt. Planung ist nicht nur ein notwendiges Übel oder eine lästige Aufgabe, die vernachlässigt werden kann. Ganz im Gegenteil: Gute Planung steigert den Nutzen Ihrer Investition.

Allein mit dem Erwerb einer neuen Maschine z. B. ist keinem Unternehmen geholfen. Schon die Standortwahl ist eine Planungsaufgabe, selbst bei einer Ersatzinvestition. Denn die neue Maschine kann z. B. schneller produzieren. Damit entsteht mehr Output, der gepuffert oder häufiger abtransportiert werden muss. Wo mehr produziert wird, muss auch die Materialversorgung mitwachsen. Alle Dinge, welche die Peripherie der bisherigen Maschine geschafft hat, sind mit der neuen Maschine ggf. obsolet. Ohne entsprechende Analysen und planerische Abwägungen bleibt dies unklar und wird zum Investitionsrisiko.

Mobilisieren Sie Planungskosten als Teil der Investition

In der Produktion kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Hier wird häufig flexible Standard-Hardware verwendet, die viele Anwendungsfälle abdecken und mehrfach zum Einsatz kommen kann. Damit kommt der Planung eine zentrale Rolle zu. Denn mit der Investition in diese standardisierte Hardware wurde, wie in unseren beiden Beispielen, nur deren geplante Flexibilität bezahlt, der passgenaue Einsatz jedoch nicht. Rekonfigurationsaufwände treten davon unabhängig zusätzlich auf.

Zudem reduziert sich die Lebenszeit von Produkten in der heutigen Zeit derart, dass Planungen immer häufiger anfallen. Damit müssen Sie nicht nur bei neuer Hardware Planungsressourcen budgetieren, sondern auch für bestehende.

Daher ist es umso wichtiger, Planung als Chance zu verstehen, Investitionen wertvoller zu machen. Denn passgenaue Planung gibt es nicht von der Stange. Wo mit Produktion Wettbewerbsvorteile geschaffen und erhalten werden müssen, ist es wie beim Hausbau: Günstig baut der, der Planungskosten nur für das erzeugt, was er auch braucht. Von der Stange gibt’s das Fertighaus, bei dem die Planungskosten auf mehrere Abnehmer verteilt sind, die am Ende den gleichen Nutzen daraus ziehen können. Für produzierende Unternehmen wird dies wohl nur im Einzelfall erstrebenswert sein. Denn wenn der Wettbewerb das Gleiche kann, bleibt weniger Potenzial für die eigene Produktmarge.

Darum ist Planung für jedes Unternehmen so wichtig

Im Bereich der Planung geht es um die Zukunft. Und zwar den Teil der Zukunft, der vorhersehbar bzw. gewünscht ist. Damit soll eine Brücke zwischen dem Ist-Zustand und dem Soll-Zustand geschlagen werden. Sie entwickeln eine klare Vorstellung, wohin sich das Unternehmen entwickeln und mit welchen Mitteln dies geschehen soll.

Ein großer Vorteil gezielter Planung ist zudem, dass Optimierungspotential sich bereits auf dem sprichwörtlichen Reißbrett abzeichnet und eingeplant werden kann.

Für Unternehmen bedeutet das:

• Strategische Entscheidungen lassen sich einfacher und fundiert treffen.
• Die gezielte Unternehmensentwicklung wird ermöglicht.
• Sie sparen Ressourcen und investieren in die richtige Hardware zur richtigen Zeit.

Grund genug, Planung als ein zentrales Element in jeder Investition zu betrachten. Verstehen Sie Planung nicht als etwas, an dem bei einer Investition der Rotstift angesetzt werden kann. Betrachten Sie Planung als das Element, das die Kosten Ihrer nächsten Investition mittel- und langfristig reduziert. Denn Planung steigert am Ende nicht nur die Kosteneffizienz einer Investition, sie ist auch am einfachsten zu beeinflussen und zu gestalten.

Darüber hinaus wird Planungskompetenz in zunehmendem Maße ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Denn Märkte sind heute volatil und erfordern häufiger ein Umplanen, als es viele etablierte Geschäftsprozesse zulassen. Nur die Investition in Planungskompetenz und Planungswerkzeuge wird Planungskosten langfristig optimieren.

Verwandte Themen:

• Teamarbeit in der Layoutplanung
• 6 Prinzipien, wie Sie Ihr nächstes Planungsvorhaben meistern
• Nutzwertanalyse zur Auswahl von Planungssoftware