Toll, ein anderer machts könnte man sticheln, wenn es um ganz praktische Belange bei der Teamarbeit in der Layoutplanung geht. Denn Hallenlayouts entstehen in den meisten Unternehmen am Computer. D. h. einer im Team bedient diesen Computer, die anderen kommen häufig erst zum Zuge, wenn genug Varianten zur Auswahl stehen. Aktives Interagieren mit dem Planungsmodell bleibt dadurch auf Einzelne beschränkt. Viele „kleine“ Planungsentscheidungen müssen folglich in Einzelarbeit fallen, oft unter Termindruck und darum auch ohne zeitraubende Rücksprachen.
Ein praktisches Beispiel zum Einstieg
Am Anfang war alles gut
Die folgende Situation entstand bei einem mittelständischen Lohnfertiger. Eine neue Schleifmaschine war zu beschaffen. So wurde geschaut, wo noch etwas Platz in der Fertigung ist und das Hallenlayout war schnell durch einen Konstrukteur im CAD-Programm geändert. Die Zeichnung bildete die Vorlage für die Baufirma, das Fundament für die Maschine war pünktlich fertig. Am Tag, an dem die Maschine geliefert, aufgestellt und in Betrieb genommen wurde, war man zurfieden. Alles passte, der wenige Platz schien optimal genutzt.
Doch schon in der ersten Produktionsschicht der neuen Maschine war deutlich Unzufriedenheit aus der Fertigung zu vernehmen. Ein fast klassicher Fehler ist unterlaufen, die Mitarbeiter in der Fertigung konnten sich das Weißkittel-Stereotyp zu Recht nicht verkneifen. Der Kühlschmierstoffbehälter war direkt hinter der Maschine an der Wand eingeplant worden, dort war Platz dafür. Nur musste dieser wöchentlich gereinigt werden. Da nur gut 50 cm zum Zugang und zur Wartung frei blieben, war dies ein Ding der Unmöglichkeit.
Am Ende war alles teuer
Dem Konstrukteur waren die Funktionsflächen des KSS-Behälters leider nicht bekannt. Er ist von einem deutlich wartungsärmeren KSS-System ausgegangen. Als extern herbeigerufener Planer konnte ich die Situation nur durch Umzug der Maschine an eine andere Stelle auflösen. Am Ende entstanden Kosten für die Umplanung und für ein Fundament an der falschen Stelle. Es ging viel Zeit verloren und somit auch Umsatz für Aufträge, die in dieser Zeit schon hätten abgearbeitet werden können.
So etwas passiert bei uns nicht.
Ich hoffe es für Sie, jedoch habe ich eines aus meiner langjährigen Projekterfahrung gelernt: Man kann als Einzelner nicht alles wissen. Gerade Layoutplanung ist Teamarbeit. Teamarbeit ist aus meiner Sicht der effizienteste Weg Fehler, wie den beschriebenen, zu vermeiden.
Und damit stehe ich nicht allein. In der Lean Production z. B. haben sich Cardboard Workshops als teambasierte, partizipative Designmethode überaus erfolgreich etabliert. Partizipation, d. h. Betroffene zu Beteiligten machen, gilt in vielen Bereichen als erfolgversprechend. Schauen wir uns an, wie dies funktionieren kann und wie Sie die richtige Balance beim Planen im Team finden.
Was kennzeichnet Teamarbeit in der Layoutplanung
Prinzipiell wird man bei der Planung von Produktionslayouts in zwei Personengruppen unterscheiden.
- Die an der Planung beteiligten Personen. Das sind zum einen Entscheidungsträger, wie die Unternehmensleitung bzw. die verantwortlichen Leiter und zum anderen die Planung durchführende Personen wie Projektleiter, Fabrikplaner, Logistiker, Facility Manager, Architekten, Bauingenieure und andere.
- Die von der Planung betroffenen Personen. Zu dieser zweiten und meist auch viel größeren Gruppe zählen diejenigen, die die Ergebnisse der Planungen einiger weniger umsetzen und/oder damit auch täglich arbeiten und leben müssen. Hierzu zählen vor allem das Produktionspersonal, wie Werker, Meister und Vorarbeiter.
Die Zusammenarbeit dieser Personengruppen lässt sich in vier Ebenen beschreiben, dem Informieren, dem Koordinieren, dem Kooperieren und dem Kollaborieren. Die vier Ebenen bauen aufeinander auf. Mit jeder Ebene werden steigende Grade der Mitwirkung und der Akzeptanz erreicht.
Informieren
Das Informieren ist das Fundament jeglicher Zusammenarbeit. Schon hier gibt es Unterschiede in der Art und Weise sowie dem Zeitpunkt der Informationsverteilung. So kann z. B. die Umplanung eines Montagebereiches erst den Mitarbeitern kurz vor der Umgestaltung Ihrer Arbeitsplätze mitgeteilt werden. Alternativ könnte auch schon mit dem Start der Planung die Information zu den Mitarbeitern gegeben werden und der Zeitpunkt der Umgestaltung rechtzeitig erfolgen, so dass sich die Mitarbeiter auf die Veränderung vorbereiten und darauf einstellen können. Natürlich ist hier der Grad der Zusammenarbeit nahezu Null und als Entscheider bzw. als eine an der Planung beteiligte Personen kann man nur bedingt eine hohe Akzeptanz der Planungslösung erwarten.
Koordinieren
Über das Informieren hinaus könnten z. B. Mitarbeiter im Planungsprozess Aufgaben erhalten, die zur Gestaltung des Layouts beitragen. So könnte z. B. ein Mitarbeiter die Aufgabe bekommen, die bisher benötigten Flächen für Werkzeuge, Hilfsmittel und Ablagen anzugeben. Die Aufgaben und die Zuarbeiten der Mitarbeiter müssen hier durch den Planungsverantwortlichen koordiniert werden. Die Zusammenarbeit durch die Verteilung der Aufgaben wächst und durch die Einbindung der Mitarbeiter natürlich auch die Akzeptanz der Planungslösung.
Kooperieren
Geht der Planungsverantwortliche noch einen Schritt weiter und gibt dem Mitarbeiter die Aufgabe die Flächen für Werkzeuge, Hilfsmittel und Ablagen zu ermitteln und daraus abgeleitet die benötigten Schränke und Tische sowie die Anordnung im Layout zu erarbeiten, kann man in der Zusammenarbeit tatsächlich auch von einer Kooperation sprechen. Der Mitarbeiter ist in die Erarbeitung einer Planungslösung eingebunden und liefert ein Teilergebnis. Er sieht damit auch in der Umsetzung Teile seiner Arbeit und wird die Planungslösung umso mehr akzeptieren.
Kollaborieren
Erhält der Mitarbeiter durch den Planungsverantwortlichen die Möglichkeit, sich in die Planungsaufgabe des Montagebereiches im Gesamtkontext einzubringen und diesen auf Basis seiner Erfahrungen und seines Wissens gleichberechtigt mitzugestalten, erreicht man die höchste Form der Zusammenarbeit – die Kollaboration. Als Umsetzungsbeispiel sei das oben erwähnte Cardboard Engineering genannt. Generell sind Workshop-Formate gut geeignet. Natürlich ist hier auch die Akzeptanz der Planungslösung am höchsten, da gemeinsam die umzusetzende Lösung erarbeitet, bewertet und beschlossen wurde.
Während man in den ersten drei Ebenen der Zusammenarbeit bei der Akzeptanz der Planungslösung eher von einem Kompromiss ausgehen muss, darf man in der vierten Ebene, der Kollaboration, einen Konsens zur Planungslösung erwarten.
3 Tipps, wie Teamarbeit in der Layoutplanung gelingt
Grundsätzlich gilt es, die richtige Balance bezüglich den involvierten Personen zu finden. Je mehr Personen in die Planung einbezogen sind, umso mehr Meinungen wird man wahrnehmen, umso mehr verschiedene Aspekte gilt es zu berücksichtigen und logischerweise wird man dadurch viele Hinweise und somit Wissen zum Sachverhalt bekommen.
Viele Köche verderben den Brei.
Im schlimmsten Fall kommen so viele unterschiedliche Vorstellungen zusammen, dass es am Ende gar keine Lösung gibt bzw. man ewig braucht, um zu einem Konsens zu kommen.
Am Ende muss aber eine Entscheidung fallen. Das Besinnen auf diese Notwendigkeit sollte in jeder Team-Situation Orientierung schaffen. Die folgenden Tipps werden dabei helfen, den Prozess zu beschleunigen.
1. Mache betroffene Mitarbeiter zu beteiligten Mitarbeitern
Beziehen Sie die durch Ihre Planung betroffenen Mitarbeiter in Ihre Überlegungen und Konzepte aktiv mit ein. Organisieren Sie Workshops in denen Sie gemeinsam Ideen und Konzepte diskutieren und ausarbeiten.
Nutzen Sie das Wissen und die Erfahrung der verschiedenen Fachgewerke bzw. Abteilungen, indem Planungsteams für entsprechende Aufgaben gebildet werden. Die Teamgröße sollte hierbei 5-8 Mitarbeiter nicht übersteigen, um die erwähnte Balance zu erreichen.
Vertrauen Sie auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen und ihr Wissen zur Erreichung eines bestmöglichen Planungsergebnisses einbringen zu wollen. Schreiben Sie weniger vor, sondern ermutigen Sie zur Einbringung eigener Ideen und Gedanken.
Thinking out of the box
2. Mache Informationen zugänglich
Riesige Tabellen, endlose Zahlenkolonnen und Diagramme sowie Layouts in 2D sind nicht falsch, aber sie sind für die meisten Mitarbeiter und auch Entscheidungsträger unverständlich bzw. schwer nachvollziehbar. Deshalb ist es gerade bei Teamarbeit in der Layoutplanung wichtig, die Informationen so aufzubereiten, dass jeder sofort erkennt was gemeint ist.
Das heißt, planen Sie in 3D und bieten Sie wenige aber dafür aussagekräftige Kennzahlen. Stellen Sie die Informationen den beteiligten und betroffenen Mitarbeitern unkompliziert zur Verfügung. Nutzen Sie hier entsprechende Viewer, die jederzeit den Zugriff auf den Planungsstand ermöglichen.
3. Mache mehr und rede weniger
Manche Mitarbeiter haben sehr gute Ideen, können diese aber nicht durch Worte beschreiben. Nutzen Sie hier Werkzeuge, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Ideen einfach umzusetzen zu bauen oder zu kommunizieren. Manchmal reicht schon ein Stift und Papier. Digital Natives bevorzugen stattdessen von Anfang an Software. Ist diese auf die Layoutplanung spezialisiert und dazu einfach zu bedienen, lassen sich von jedem die eigenen Ideen sofort im digitalen Layout beschreiben.
Gehen Sie an den Ort des Geschehens, da wo die Probleme und Herausforderungen sind und machen Sie sich die Situation verständlich. Beziehen Sie die verantwortlichen und arbeitenden Personen aus diesem Layoutbereich in Ihre Fragen und Überlegungen ein.
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