6 Prinzipien, wie Sie Ihr nächstes Planungsvorhaben meistern

Vielleicht kennt der Leser die folgende Situation: Die ERP-Umstellung ist noch im vollen Gange. Ein wichtiger Kunde beanstandet den soeben abgeschlossenen Auftrag. Nun soll auch noch mittelfristig auf fahrerlosen Transport umgestellt werden, weil der Vertreter eine sehr überzeugende Präsentation abgeliefert hat. Wie können Sie dieses Planungsvorhaben meistern? Prompt erscheint vor dem geistigen Auge das folgende Bild:

Man sieht sprichwörtlich den Wald vor lauter Bäumen nicht. Aber wo fange ich an?

Hilfreich kann hier die Anekdote von den zwei Holzfällern sein. Dort wundert sich der eine Holzfäller, warum sein Kollege trotz größerer Pausen mehr Bäume fällen konnte.
Zusammengefasst sollte man nicht vorschnell und in gewohnter Manier ans Werk gehen. An allererster Stelle ist dafür zu sorgen, dass die Voraussetzungen für ein effizientes Arbeiten gegeben sind.

Möglicherweise reift nun auch die Erkenntnis, dass im Planungsbereich jetzt und heute der Fokus nicht unbedingt auf Effizienzertüchtigung liegt. Nennen wir es bestenfalls sorglos. Denn im Nachhinein bestätigt es sich doch meistens: Viele operative Schwierigkeiten hätten durch eine prospektive Betrachtung abgemildert werden können. Oder sogar komplett vermieden.

Wollen Sie Ihre Axt bzw. Werkzeuge schärfen? Wir gehen davon aus, dass die folgenden sechs Prinzipien bei der Umsetzung hilfreich sind.

1. Prinzip: Externe Beratung auf den Prüfstand stellen

Das Durchführen von Planungen ist für Sie eine klassische Make-or-Buy-Situation, die fast immer im Einkauf von Beratungsleistungen mündet?
Berater bringen in der Regel zahlreiche Erfahrungen aus anderen Kundenprojekten in Ihr Unternehmen ein und können daraus entstehende Synergien nutzen. Sie sind thematisch spezialisiert und werden nicht durch das Alltagsgeschäft abgelenkt. Von Betriebsblindheit kann keine Rede sein. Manchmal kennen sie sich mit Fördermöglichkeiten aus oder haben exzellente Verbindungen zu Forschungseinrichtungen.

Erlaubt sei die Frage, ob ein Berater wirkliches Interesse an einer nachhaltigen Lösung hat. Und wie geht’s nach dem Projektabschluss weiter? Nachdem man sich einmal in eine Abhängigkeit begeben hat, zieht man beim nächsten Projekt mit hoher Wahrscheinlichkeit wieder externe Hilfe zurate. Was beim beschriebenen Ansatz höchstwahrscheinlich auf der Strecke bleibt, ist der Aufbau von Planungskompetenzen inhouse im Sinne von langfristigen Kosteneinsparungen und Personalentwicklung.

Als ernsthafte Alternative zum externen Consulting werden mittlerweile Gruppenprozesse für die Planung angesehen, die mit unternehmenseigenen Projektteams durchgeführt werden (siehe auch 6. Prinzip). Planungsvorhaben meistern bedeutet also auch auf Erfahrungswissen der eigenen Mitarbeiter zu setzen.

2. Prinzip: Wenn selbst planen, dann digital planen

Analog war gestern, die digitale Transformation ist allgegenwärtig. Legacy Tools wie bspw. Magnettafeln oder Brown Paper mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, sind aber technologisch längst überholt und häufig nicht sehr repräsentativ.

Diese Werkzeuge verursachen zudem vermeidbare und unnötige Medienbrüche. Eine Dokumentation verschiedener Arbeitsstände und Planungsvarianten, bspw. durch Abfotografieren, wird schnell zum „Zeitfresser“. Dies hat möglicherweise auch eine demotivierende Wirkung im Projektgeschehen. Gleiches gilt für das obligatorische Nachzeichnen oder Neumodellieren in einer Software zur Nachnutzung der Ergebnisse. Zudem gehen über Schnittstellen oft Informationen verloren.

Auch bieten die oben aufgeführten analogen Vehikel keinerlei Ad-hoc-Bewertungsmöglichkeiten für Varianten, bspw. über Kennzahlen oder Dashboards. Das liegt in der Natur der Sache und kann schnell zum Management-Risiko werden.

3. Prinzip: Einfache Werkzeuge nutzen

Wenn Sie ein Planungswerkzeug nutzen wollen, das sich problemlos in Ihre laufenden Geschäftsprozesse integrieren lässt, spricht man von einer Turn-Key-Solution. So einfach wie eine Tür öffnen – Schlüssel rein, umdrehen, fertig.

In der Praxis ist es meist nicht ganz so einfach. Zum Glück lassen sich einige Grundsätze anwenden: In kleinen Schritten, dafür kontinuierlich vorankommen. Anspruch und Wirklichkeit immer wieder reflektieren. Kurzum, die 100-Prozent-Lösung gibt es nicht.

Zudem ist Spezialsoftware, wie bspw. für Ablaufsimulationen, nur durch die regelmäßige Nutzung überhaupt beherrschbar. Liegt das letzte Projekt einige Zeit zurück, fällt es meist umso schwerer, sich in der Fülle von Funktionen und Menüs zurechtzufinden – geschweige denn unter Termindruck damit effizient zu arbeiten. Oft ist es auch sehr aufwändig, die notwendigen Daten zu akquirieren.

Die konsequente Anwendung des KISS-Prinzips kann Ihnen bei der Bewertung bzw. Auswahl eines digitalen Werkzeugs helfen, die vorhandene Komplexität zu verringern. Obligatorisch vorhanden sein sollten:

  • ein zunächst unabdingbarer Funktionsumfang,
  • intuitives Handling,
  • die integrierte, aussagekräftige Visualisierung von Ergebnissen sowie
  • eine solide, medienunterstützte Dokumentation.

Dann ist davon auszugehen, dass wiederkehrende Einarbeitungsaufwände minimiert und die erzielten Planungsergebnisse auch transparent kommuniziert werden können. Ein Planungsvorhaben meistern Sie wahrscheinlich eher mit einfach bedienbarer Software.

4. Prinzip: Copy, Paste & Share

Warum das Rad immer neu erfinden? Greifen Sie schnell auf Vorhandenes zurück, wann immer das möglich ist.
Der Aufbau eines eigenen digitalen Grundstocks verursacht zwar initialen Aufwand. Im weiteren zeitlichen Verlauf kommt es jedoch zu einem Kompensationseffekt, wenn in den Folgeprojekten individuelle Aufwände geringer ausfallen (vgl. Abbildung).

Aufwandsvergleich mit/ohne digitale Basis (Prinzipskizze)

Ein praktikables Beispiel ist die Schaffung eigener Bibliotheken, bspw. zu immer wieder genutzten Standards für Produktionsausrüstungen. Weitere Synergieeffekte lassen sich erzielen, wenn die auf diesem Weg entstandenen Best-Practice-Lösungen über Business Units hinweg geteilt werden.

5. Prinzip: Digital Natives involvieren

Berufseinsteiger der jüngeren Generation mögen vielleicht über eine geringe Praxiserfahrung besitzen, das liegt auf der Hand. In Bezug auf den Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologien sowie sozialen Medien sind sie den alteingesessenen Mitarbeitern zumeist einen Schritt voraus.

Zu digitalen Werkzeugen haben sie meist einfachen Zugang und sind möglicherweise durch bereits absolvierte Praktika, studentische Arbeiten etc. tiefgreifend mit einer Thematik vertraut. In Kombination mit erfahrenen Kollegen können sich schlagkräftige Teams bilden. Gegebenenfalls profiliert sich zukünftig aus dem ehemaligen Einsteiger ein wertvoller Mitarbeiter – das Stichwort lautet hier Mitarbeiterbindung.

6. Prinzip: Planung im Team als Standard

Heutzutage braucht es Teams statt Typen. Einzelkämpfer im stillen Kämmerlein gehören der Vergangenheit an.
Planen Sie im Team und beziehen Sie die Meinung und Kompetenz aller Schlüsselpersonen ein. Vorentscheidungen können so direkt getroffen werden und die oft als „Zeiträuber“ gefürchteten Extra-Runden werden weniger.

Sorgen Sie für Transparenz, indem Sie Ihre Planungsergebnisse im Unternehmen teilen, bspw. durch die Nutzung von Viewer-Versionen Ihrer Planungssoftware im Shopfloor. Viele technische Entwicklungen aus dem Consumer-Bereich haben mittlerweile Einzug in den B2B-Sektor gehalten. Diese können Sie bei der produktiven Umsetzung des Team-Prinzips unterstützen. Aktuelle Beispiele sind u.a. flexible OLED-Displays und interaktive, großformatige Whiteboards.

Fazit

Wir nehmen an, dass die aufgezeigten sechs Prinzipien Ihnen zukünftig helfen können, Planungsprozesse auf Effizienz zu trimmen und somit Projekte zu meistern. Oder um auf die Anekdote vom Anfang zurückzukommen: Mit scharfer Axt fällen Sie zukünftig müheloser die Bäume.

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Jörg Riegel
Jörg Riegel

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