Layoutoptimierung mit Excel – Warum eigentlich (nicht)?

Tabellenkalkulationstools sind die am meistverbreiteten Tools in Ihrem Unternehmen. Was liegt da näher, als das Layout einer Montage, des Lagers, einer Halle oder gleich des ganzen Produktionsstandorts damit zu optimieren? Es gibt doch für alles eine Vorlage. Könnte man meinen. Warum dieser doch so naheliegende Ansatz nicht funktioniert, beleuchtet dieser Artikel.

Layoutoptimierung: Shot of a businessman looking anxious in his office at work.

Anmerkung: Der Begriff Excel wird stellvertretend für sämtliche Tabellenkalkulationstools verwendet. Die Argumente beschränken sich nicht auf das Produkt Microsoft Excel.

Spoiler: Auch wenn wir in diesem Artikel beleuchten, warum es besser geeignete Alternativen zu Excel für die Layoutoptimierung gibt, finden Sie am Ende Links auf Vorlagen für das Skizzieren von Layouts mit Excel.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Excel mehrmals pro Woche einsetzen ist sehr hoch. Vielleicht sogar mehrmals täglich. Warum auch nicht? Excel ist fast überall installiert und jeder kann (unterschiedlich gut) damit umgehen. Beginnen wir mit den positiven Aspekten eines Tabellenkalkulationstools. Warum wird es gern verwendet, um scheinbar jedes Problem zu lösen?

Vorteile

Grafische Auswertung

Excel ist Meister in der Visualisierung von tabellarischen Daten. Ob Torten-, Balken- oder Liniendiagramm – das Allzweckwerkzeug wartet mit einer Vielzahl an mehr oder weniger hübschen Darstellungen auf.

Zugänglichkeit und Kosten

Fast jeder hat in seinem Berufsleben schon einmal mit Excel gearbeitet. Grundlegende Funktionen sind bekannt, ein paar hundert Zeilen und Spalten schnell gefüllt. Auf fast jedem Rechner im Unternehmen läuft die Software, oder Sie ist über die Cloud als Basis-Anwendung zugreifbar. Man muss niemanden im Unternehmen nach Lizenzen oder Berechtigungen fragen.

Geringer Einarbeitungsaufwand

Aufgrund seiner hohen Verbreitung bietet das Tool eine scheinbar solide Basis für Kommunikation und das gemeinsame Arbeiten auf Basis der erstellten Tabellen und Arbeitsblätter. Wenn Hilfe benötigt wird, kann der Kollege oder das Internet konsultiert werden.

Schnell zu Ergebnissen

Sortieren und Filtern von Informationen gehen flott von der Hand, die Präsentation von komplexen Zusammenhängen steckt faktisch in der DNA. Sie können innerhalb einer halben Stunde eine ganz ansehnliche Tabelle inklusive Auswertungen zusammenbauen. Sind Ausnahmen in den Daten, so ist das mit Excel leicht zu lösen. Sie löschen einfach die unpassenden Informationen, Datenintegrität hin oder her.

Wo Licht ist, ist auch Schatten

Weil es doch so einfach ist, mit Excel direkt loszulegen, erzielen Sie in aller Regel recht schnell die ersten Erfolge. Mit jeder Erweiterung wird die Arbeitsmappe besser, aber auch komplexer. Formeln kommen hinzu, Querbezüge verweisen auf andere Arbeitsblätter, Sie haben Parameter eingebaut, kurzum: Ein schönes Excel-Tool ist entstanden. Sie sind stolz darauf, beeindrucken mit ausgefeilten Charts in Treffen und Präsentation und werben intern dafür. Mit der Zeit nutzen auch die Kollegen die Datei, erstellen Kopien davon.

Sie haben in mühevoller stundenlanger Arbeit große Datenmengen miteinander verknüpft, vielleicht sogar Makros integriert, die es den Kollegen erleichtern, endlich komplexe Berechnungen durchzuführen und Kennzahlen zu liefern. Leider sind viele Anwender keine Excel-Profis.

Ein falscher Klick, eine kurze Unterbrechung oder Ablenkung, schnell hat man sich vertippt und schwups „Wieso bin ich jetzt in dieser komischen Formel drin?“ Nicht alles, was in Ihrem mühsam erstellten Excel-Dokument vorhanden ist, benötigt auch jeder oder versteht es gar. Es ist daher nur eine Frage der Zeit, bis „unnütze Zeilen und Spalten“ einfach mal gelöscht werden. Formeln, die eh nicht verstanden werden, sind auch kurzerhand entfernt. Die landläufige Meinung ist dann „man kann die fehlenden Sachen doch sicherlich wieder von einer anderen Datei hier reinkopieren.

Praxis-Tipp: Die schlimmsten Fehler im Umgang mit Excel lassen sich vermeiden, wenn man sie vorher kennt. Common Spreadsheet Errors

Sie behelfen sich sicherlich mit dem Sperren von Feldern, dem Hinzufügen von Kommentaren oder erzeugen gleich eine umfassende Vorlage, die Kollegen ohne tieferes Verständnis ihrer Überlegungen ohne viel Nachdenken verwenden können. Ihr Excel-Tool geht viral, und mit ihm die Fehler.

Der Beginn des schleichenden Weges in die Excel-Hölle

Wenn die Datei, in der Formeln, Zeilen- und Spaltenstrukturen (oft aus Versehen) editiert wurden, dann als Vorlage weitergeschickt werden, von Kollegen verändert, durch neue eigene Formeln ergänzt und mit guter Absicht etwas korrigiert wird, beginnt es riskant zu werden.

Möchten Sie sich darauf verlassen, dass das Layout Ihres kompletten Produktionsstandortes durch nicht nachvollziehbare Formeln, Makros und Vorlagen abgebildet wird?

Wenn Sie nicht einmal sicher sein können, ob das dargestellte auch maßstäblich ist und mit der realen Welt tatsächlich auch nur ansatzweise übereinstimmt? Gehen Sie mit diesen Gedanken selbstbewusst in die nächste Präsentation mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten?

Spätestens jetzt richtet auch die ausgefeilteste Excel-Vorlage mehr Schaden an, als sie Nutzen stiftet. Nach einer Untersuchung von Forbes enthalten fast 90% aller Tabellenkalkulationen Fehler. Auf der Webseite der European Spreadsheet Risks Interest Group können Sie einige der gravierendsten Fälle aus der Wirtschaft recherchieren.

Quelle: https://www.researchgate.net/publication/221525970_Agent-based_modeling_and_simulation_Desktop_ABMS

Dafür ist Excel einfach nicht gemacht

Nun ist Excel aber per se kein schlechtes Tool. Und ganz so schlimm wird es nicht werden, wenn man Excel in sauberen Prozessen einsetzt und wohldefinierte Excel-Vorlagen verwendet, die allerdings wenig Gestaltungsspielraum lassen. Kommen wir also zu den Nachteilen von Excel.

Anfällig für menschliche Fehler

Mit Zugriff auf eine Excel-Datei, ist es ein Leichtes Formeln unerkannt zu manipulieren. Die Eingabe eines falschen Formates, das versehentliche Löschen von Zellen, fehlerhafte Achsen – fast jede Nutzerinteraktion kann zu Fehlern führen, die oft unbemerkt bleiben.

Zeitraubend und zu kompliziert

Ziel eines Projektes zur Layoutoptimierung sollte es sein, die Aktivitäten auf die wesentliche Wertschöpfung zu konzentrieren. In den seltensten Fällen ist es damit getan eine Zahl in eine Tabelle einzutragen oder diese einfach farbig zu markieren. Für die meisten Anwender stellt Excel aber nicht den eigentlichen Arbeitsinhalt dar, sondern ist lediglich ein Werkzeug, dass die eigene Arbeit unterstützen soll. Daher möchte man sich nicht mit den Besonderheiten dieses Tools beschäftigen, sondern intuitiv die konkreten Fragestellungen diskutieren und beantworten. Excel ist aber kein Tool, um komplexe Layouts zu erstellen, diese grafisch zu bearbeiten und Änderungen durch Verschieben von Maschinen, Anlagen oder Fertigungsbereichen auf Plausibilität zu überprüfen.

Ungeeignet für Kollaboration

Insbesondere Projekte mit dem Ziel der Layoutoptimierung leben von der Zusammenarbeit im Team. Eine gemeinsame allgemein verständliche Sicht auf den Gestaltungsbreich ist das A und O. Es gibt andere Tools, die hierfür weit besser geeignet sind – Excel gehört nicht dazu. Spätestens, wenn Sie ein Layout in 3D betrachten und wirklich erleben möchten, hilft Ihnen keine noch so klug erdachte Vorlage weiter.

Wenn ich nur einen Hammer habe, dann ist jede Aufgabe ein Nagel.

Not sure. Young adult businessman have a doubt.

Der Ausweg aus der Excel-Hölle ist also klar. Es hilft, sich der Herausforderung der Layoutoptimierung mit der Ernsthaftigkeit zu stellen, die dieser Aufgabe gerecht wird. Folgende naheliegende Gründe sollten kritisch hinterfragt werden, noch bevor eine Excel-Vorlage erstellt oder gar eine aus unbekannter Quelle verwendet wird.

Das haben wir schon immer so gemacht

Diese Killerphrase findet sich in allen Organisationen wieder, in der Menschen über einen längeren Zeitraum zusammenarbeiten. Da es sich bei der Layoutoptimierung aber um eine ganz neue Herausforderung handelt, können altbekannte Werkzeuge hierfür nicht angewendet werden. Im Übrigen ist die Aufgabenstellung der Layoutoptimierung nur mit der richtigen Herangehensweise zu bewältigen. Eine Vorlage liefert hier maximal den technischen Rahmen (wie früher das Millimeterpapier), nicht jedoch das Know-how zum richtigen Vorgehen.

Fehlende Zeit und personelle Ressourcen

Soll ein Layout optimiert werden, passiert dies nicht im Vorbeigehen. Moderne Tools unterstützen das Team, machen Methoden zugänglich und fokussieren auf das Wesentliche. In vielen Unternehmen wird der Aufwand für Recherchen, Analysen und die Einführung gescheut – übrig bleibt das, was schon da und damit kostenlos ist.

Alternativen sind unbekannt

Mittlerweile gibt es aber eine gute Übersicht über die Anforderungen an Werkzeuge für die Layoutoptimierung und diese bringen im Idealfall auch Vorlagen mit, um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten. Eine Nutzwertanalyse kann bei der Auswahl und Bewertung helfen. Etablierte Anbieter lassen Sie auch nach der Entscheidung nicht mit Ihren Problemen allein. Sie unterstützen durch praktische Tipps, die Ihnen helfen im Unternehmen für die Einführung einer passenden Software zu werben.

Fehlende Schnittstellen

Spätestens dann, wenn Sie ein ideales Layout entwickelt und mit allen Beteiligten abgestimmt haben, wird es schwer, dieses mit Excel umzusetzen. Wie überzeugen Sie Entscheidungsträger, wenn eine 3D-Visualisierung nicht möglich ist? Übergeben Sie eine Excel-Datei an die Kollegen der CAD-Abteilung, die dann ein richtiges Layout zeichnen sollen? Und wie bringen Sie all die vielen Varianten, aufgeteilt in dutzenden Dateien, wieder zusammen?

Fazit

Gehen Ihre Überlegungen zur Layoutoptimierung über Mini-Projekte hinaus, so lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Ist eine Excel-Vorlage, die für das eher hemdsärmlige Planen einer Küche, eines kleinen Wohnungsgrundriss, oder der Nutzung eines fixen Rasters über Zeilen- und Spaltenformatierung von Excel nicht mehr leistungsfähig genug, sollten Sie sich mit Alternativen beschäftigen.

Gerade in diesen frühen Planungsphasen ist eine saubere Datenbasis zur Analyse von Flächenbedarf, Materialfluss und Transportaufwand wegweisend.

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